Llego a mi escritorio. Son las ocho treinta de la mañana y ya estoy estresado, en mi correo se va incrementando el número dentro del círculo azul que indica siguen llegando mensajes urgentes o importantes o irrelevantes, ¿cómo saberlo?, ¿qué puedo hacer? 

Te puedo compartir que lo que hice fue hacer un espacio para estructurar los pendientes, organizarlos y dar los pasos para hacer una matriz de prioridades que me permitiera identificar lo urgente de lo importante y así priorizar las actividades, correos y citas que atendería a lo largo del día, la semana o el mes.

A continuación, te comparto algunos puntos a considerar:

1. Elabora una lista. Registra todas las actividades que tienes que realizar en el día o la semana.
2. Define. Analiza cada actividad y defínela de acuerdo a criterios de urgencia (que requiere de atención inmediata) y de importancia (lo que ayuda a fortalecer los objetivos de tu negocio).
3. Califica. Dale una calificación a cada una, ya sea del 1 al 5 o bien Alta, Media o Baja, a fin de darle un valor medible.
4. Elabora una matriz de prioridades. Coloca cada actividad con su calificación en la matriz.

5. Toma decisiones. Al identificar cada actividad dentro del cuadrante que le corresponde, te permitirá tomar decisiones sobre cuál actividad debes realizar de inmediato, cuál puedes posponer o delegar y cuál puedes planear con tiempo para cumplirla.

a. Cuadrante urgente / importante: aquellas tareas que son vitales para el negocio y que debes atender de inmediato.
b. Cuadrante Importante / no urgente: actividades que podrás atender con tiempo y sin perder de vista su prioridad.
c. Cuadrante Urgente / No importante: tareas que puedes delegar a otros colaboradores y así enfocarte en las actividades del primer cuadrante.
d. Cuadrante no urgente / no importante: ¿realmente agregan valor a tu negocio o a tu persona?

No todo es tan sencillo como leer este artículo. Lamentablemente en nuestra cabeza todo lo vemos urgente e importante, así que tendrás que romper tus propios paradigmas y darle la real importancia a cada cosa y a cada actividad. Así tu cuadrante de urgente a importante se verá disminuido y podrás atender mejor tus tareas.