Una competencia clave en entornos BANI*
Nos encontramos en un contexto de crisis y cambio constante que ha obligado a los profesionales de hoy en día a adaptarse a nuevas formas de trabajo, con tendencia a la innovación y la tecnología.
En un entorno como este, la planificación y gestión del tiempo se ha vuelto una competencia clave a desarrollar para los profesionales que buscan la excelencia y contribuirá al equilibrio que debe de existir entre la vida laboral y personal.
Un factor importante para empezar a planificar y gestionar el tiempo de manera adecuada es el desarrollo de un flujo de productividad que nos ayude al logro de objetivos. Nuestro flujo de productividad deberá contemplar los siguientes aspectos:
Planteamiento de metas
Para gestionar nuestro tiempo, tenemos que saber bien hacia dónde nos dirigimos. Es necesario que tengamos metas establecidas con sus respectivos objetivos a corto, mediano y largo plazo que deben de ser realizables y medibles.
Por lo tanto, estas metas deben de estar alineadas a nuestra visión estratégica profesional y personal, de esta manera encontraremos la motivación necesaria para poder gestionar nuestro tiempo de manera eficiente. Adicionalmente, hay que contemplar realizar revisiones periódicas a nuestros objetivos, ya que estos pueden ir cambiando con el tiempo en función al entorno y contexto en el que nos desenvolvemos.
Plan de acción
Cada meta debe contar con un plan de acción que incluya actividades clave. Para ello, podemos generar un listado de tareas y guiarnos de la matriz de Eisenhower, en donde clasificamos y damos prioridad a las actividades en función de su importancia y urgencia. Es primordial que nuestro plan de acción contemple deadlines, responsables de cada actividad y los recursos necesarios para su ejecución; estos pueden ser financieros, humanos o de capital.
Manejo de ladrones del tiempo y procrastinación
A pesar de tener claridad en nuestras metas y plan de acción, tenemos ciertos enemigos que vencer para poder gestionar nuestro tiempo eficientemente. Dentro de ellos tenemos a los “ladrones del tiempo”, que son básicamente actividades, situaciones o personas que nos hacen desperdiciar el tiempo previamente organizado.
Algunos ejemplos son las interrupciones, reuniones innecesarias, notificaciones de redes sociales. Asimismo, también tenemos que evitar la procrastinación, que es el hábito de aplazar determinadas actividades, mecanismo basado en la tendencia natural de las personas a evitar cosas desagradables. Evitar a los ladrones del tiempo y a la procrastinación nos ayudará a ser más eficientes y a prevenir que aumenten los niveles de estrés que afectan a la productividad
Seguimiento y control
Es necesario controlar el cumplimiento de las actividades programadas, así como medir su eficacia en el tiempo. Para ello, podemos utilizar la técnica PNI (Positivo, Negativo e Interesante) para evaluar desde fuera todos los aspectos que permitieron o no cumplir con los objetivos trazados.
Existen herramientas tecnológicas que son asequibles y pueden ayudarnos al control y seguimiento adecuado y oportuno de nuestro plan de acción, así como medir su eficiencia. Podemos apoyarnos en apps como Trello, inspirado en la metodología Kanban, Google Calendar, Evernote, Rescue Time, entre otros.
No existe una aplicación puntual que funcione para todos, lo ideal es ir conociéndolas y elegir aquellas que nos permitan obtener mejores resultados. Por último, es importante ser constantes en esta etapa y realizar los ajustes necesarios para ser eficientes en la gestión de nuestro tiempo.
En resumen, las exigencias actuales del entorno son altamente demandantes y esto conlleva a que los profesionales de hoy tengan que cumplir con altos niveles de rendimiento y productividad.
Por lo tanto, la planificación y gestión del tiempo se vuelve una competencia primordial que puede ser empleada tanto en el ámbito profesional como personal y que tiene un impacto directo en el desempeño de las personas contribuyendo a mejorar su calidad de vida.
Finalmente, desarrollar esta competencia requiere de disciplina y autodeterminación, todos podemos mejorar nuestros hábitos y adaptar nuestras conductas para gestionar nuestro tiempo de manera óptima, pero va a requerir de mucho esfuerzo, dedicación y compromiso para lograr alcanzar los resultados esperados.
*Entorno BANI: Brittle (quebradizo), Anxious (que genera ansiedad), Non-linear (no lineal) e Incomprehensible (incomprensible).
