Por Katty Díaz CEM
Para la organización de un viaje de negocios, se requiere un poco de planificación anticipada y tienes que tomar en cuenta algunos detalles para aprovechar al máximo tu tiempo.
¿Cuál es el objetivo de este viaje?, ¿conocerás nuevos clientes, negociarás contratos, asistirás a una feria comercial o te reunirás con colaboradores de tu empresa? El objetivo dependerá en gran medida de la planificación y preparación que requiera tu viaje, así podrás aprovechar al máximo cada minuto.
Una vez que hayas determinado su objetivo, asegúrate de investigar el lugar donde te hospedarás y cómo llegarás ahí. Comienza investigando la ubicación de tu alojamiento cerca de tus reuniones, sitio de la conferencia o trabajo. Busca alojamiento en hoteles con acceso a internet de alta velocidad, cargadores de USB, entre otros aspectos clave.
Sube un mapa de todas tus actividades a My Maps, esto te ayudará a administrar tu tiempo y podrás compartir ese mapa con quien necesites, además determinará la distancia entre los implicados. Si viajas en avión, planea tu ruta y reserva tu vuelo con anticipación para obtener la mejor tarifa y horario para aprovechar el tiempo.
Organiza tu itinerario en función de tu objetivo: planifica las reuniones que tendrás en la ciudad, así como las actividades necesarias, como visitas a clientes potenciales o ferias comerciales.
Ten en cuenta los costos y el presupuesto. Para asegurarte que el viaje sea exitoso, reserva el alojamiento y viaje con anticipación para evitar precipitarse y pagar un costo adicional. Además, puedes utilizar herramientas de gestión de gastos para asegurarse de estar dentro del presupuesto de la empresa.
Las aplicaciones de gastos y facturación como Expensify o Concur simplifican la gestión de los gastos durante el viaje y permiten la presentación de informes detallados para su reembolso.
Por último y no menos importante, en la actualidad contratar un seguro se ha convertido en una condición esencial para garantizar el adecuado progreso del viaje, para proporcionar garantías desde problema de salud hasta situaciones desagradables a lo largo del traslado como pérdida de conexiones, vuelos o reservas en hoteles, el extravío o robo de equipajes, documentos y aparatos electrónicos. Así que toma nota de estas recomendaciones y viaja con éxito.
