De forma tradicional, las juntas de trabajo en muchas organizaciones tienen un corto abanico de eficiencia, si medimos el tiempo total que se llevan las reuniones. Se suele pensar que entre más larga es la junta, mas importante lo que en ella se trata. Nada más lejano a eso. Dentro del ámbito de la Dirección de Proyectos dediquemos este artículo una de las reuniones o juntas primero y cómo se organizan.
Juntas de control de proyecto
Tienen el objetivo de reunir al equipo central del proyecto con el fin de revisar ruta crítica, avances, retrasos y acuerdos. Regularmente son juntas candelarizada, y es importante tomar en cuenta los siguientes puntos:
1. Diseño de agenda. Esta regirá el camino a seguir antes, durante y posterior a la junta. Antes que todo, se revisa la ruta crítica.
2. Envío de agenda. Deberá de enviarse con una anticipación mínima de 24 horas previas a la misma para que los participantes sepan qué material preparar.
3. Tomar la minuta. Nombra a un responsable para realizar la minuta durante la junta, pues al final de la reunión deben leerse los acuerdos e incluso se puede imprimir y firmar. Además, hay que enviarla a los participantes en un periodo no mayor de 24 horas.
Es importante seguir la agenda al pie de la letra, ya que si algún miembro toca algún punto no relacionado a la misma o se pasa del tiempo establecido para su intervención, retrasará una reunión de control que no debe durar más de treinta minutos. La gente tiene que trabajar.
JUNTAS EFECTIVAS
1. Diseñar la agenda
2. Enviarla con anticipación.
3. Nombrar el responsable de la minuta
4. Leer los acuerdos finales
5. Enviar la minuta