¿Cuál es la parte más importante del proceso?
Cuando no tienes formación en Dirección de Proyectos, regularmente inicias planeando el mismo. Quizá iniciar con un buen diagrama de Gantt es lo más común. Nada más alejado de la realidad y de los proyectos de éxito.
He tenido en el aula a profesionistas que han realizado proyectos por 25 años o más, y muchos de ellos siguen el camino de planear todo lo posible en primer lugar. Sin embargo, en el taller les demuestro que es muy caro en muchos sentidos realizar este tipo de prácticas.
Un proyecto inicia, desde luego, con una correcta definición del mismo. Ya hablamos de la importancia de distribuir las funciones de la gobernanza antes de iniciar cualquier cosa. Y en segundo paso, mediante la colaboración del propietario del proyecto y el administrador del negocio, elaborar una solicitud de inicio de proyecto.
Es aquí donde el iniciador del proyecto se asegura de que el contexto/situación actual, es decir, el problema, necesidad u oportunidad y los resultados esperados del proyecto, están reunidos formalmente y pueden ser utilizados como base para una mayor exploración y elaboración.
Este documento inicial siempre contiene información que podrá variar en el transcurso del proyecto ya que es muy joven aún, sin embargo, es la base del siguiente documento, el caso de negocio que contiene la justificación que la organización percibe para ejecutar un proyecto que consumirá recursos para buscar la mejora o implementación de mejores prácticas en la empresa.
De aquí se desprende la base para formalizar el documento más importante del proyecto, la guía de todo, las bases de los contratos y que permitirá al propietario del proyecto o cliente a decidir si el mismo avanza o se aborta. Sin embargo, el charter o acta constitutiva de proyecto es todo un tema a discutir en una siguiente publicación.
hugo.rimada@pm2alliance.eu
