Si te apasiona la industria de los eventos, te recomiendo poner mucha atención, ya que compartiré contigo cuáles son las etapas y actividades que se deben desempeñar al momento de comenzar con el proceso. Desde el diseño y planificación, organización, hasta la ejecución y evaluación de un evento, ya sea de carácter social, empresarial, cultural, deportivo, entre otros.
Pre evento: de la idea al concepto
En esta primera etapa, el organizador de eventos aterriza la idea y define el concepto, identifica las áreas de oportunidad, así como la innovación de la próxima edición, es importante trazar los objetivos y las estrategias que se implementarán.
Actividades principales
1. Seleccionar un comité organizador.
2. Definir los contenidos generales del evento.
3. Se realiza un scouting y se define el venue (recinto sede).
4. Se realiza un presupuesto global.
5. Definir el programa de acompañantes y los eventos sociales.
6. Diseñar un cronograma general de trabajo.
7. Diseño de programa de responsabilidad social.
8. Búsqueda de aliados estratégicos.
Operación del evento: día D
Es en esta etapa se van a ejecutar todas y cada una de las actividades que se definieron durante el pre evento, es aquí donde sucede la magia, se necesita de toda tu concentración para supervisar que todo marche correctamente.
Actividades principales
- Diseño de logística general del evento.
- Establecer relaciones con proveedores de servicios diversos.
- Montaje general de todas las áreas del evento.
- Capacitación de staff y personal de apoyo.
- Ensayo general y ejecución de protocolos de evento.
- Supervisión constante de todas las zonas del evento.
- Evaluación.
Post evento: cierre
Esta es sin duda una de las etapas más complejas, es aquí donde tendrás que determinar en cuáles han sido los resultados del evento, y si los objetivos trazados han sido satisfactorios, así como la sustentabilidad del mismo para futuras ediciones.
Actividades principales
1. Se identifican los resultados obtenidos.
2. Pago a proveedores y prestadores de servicios.
3. Se identifica el estado de cuentas en general.
4. Agradecimientos a todos los participantes del evento.
5. Análisis y resultados de las evaluaciones de los asistentes.
6. Se elabora un reporte global general del evento.
7. Se proyecta la próxima edición.
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