Protocolo para la organización de eventos
El protocolo es el conjunto de normas que deben establecerse en eventos oficiales y sociales para que todo se desarrolle con armonía. Es tan importante, que el éxito del evento puede depender de las reglas que se acuerden durante la organización del mismo.
Establecer un protocolo es planear las formas en las que se llegará al objetivo del evento que se organiza, ya sea de la vestimenta, cómo se servirá la mesa, el comportamiento o bien, las acciones que se llevarán a cabo. Estas reglas aplican para ordenar y situar a las personas que asistan e incluso para jerarquizar los espacios que van a ocupar.
Pareciera que es de sentido común que las personas se comportarán de acuerdo a la ocasión, pero está visto que, si es necesario, debe haber normas más estrictas si quiere lograrse que todos los invitados tengan la misma conducta y que desde luego deben ser respetadas en todo momento.
Muy importante es determinar la clase de evento que se organiza, si es formal, social, oficial, informal, académico, político, u otra índole, para que el protocolo sea lo más cercano al cumplimiento de la meta que se quiere lograr.
Para ello, el anfitrión es la persona responsable de organizar y realizar el evento, siendo la figura principal. Según el protocolo de eventos, es quien debe encargarse de la recepción de invitados, al igual que de la despedida cuando el acto termine.
Si deseas ser un excelente anfitrión al elaborar el protocolo de un evento, debes tomar en cuenta lo siguiente:
1. Fija objetivos. Previo al evento define cuál es el motivo de la organización del evento y cuáles son los mensajes o los valores que se van a transmitir durante la celebración.
2. Establece el presupuesto. El protocolo dependerá de la forma en la que se distribuye el dinero destinado, previendo cambios o actualizaciones que puedan surgir.
3. Definir lugar, fecha y hora de la celebración. Esto determinará la forma de vestirse y el calzado más adecuado para los invitados. La etiqueta deberá indicarse en las invitaciones.
4. Lugar de los invitados. El lugar que ocupen las personas en el acto debe planearse de acuerdo a su jerarquía o la razón de su asistencia al evento
5. Informa con anticipación. Los invitados deben conocer todas estas normas con antelación y a través de una invitación formal, ya sea en forma física o digital, y serán convocados entre 30 y 50 minutos antes del comienzo del evento.
Al finalizar el evento, lo correcto es agradecer la asistencia de los invitados, así como al equipo de personas que se encargaron de su organización. Estos momentos son para evaluar los errores y aciertos, y hasta elaborar un informe que ayude a valorar la correcta implementación del protocolo.
